“Đừng dùng 1 củ hành tây (nhiều lớp) mà hãy làm 1 trái cam. Hãy giảm số lượng một số cấp quản lý từ cao xuống thấp trong công ty” – Herb Kelleher – cựu Chủ tịch Tập đoàn Southwest Airlines.
Henry Fayol sinh năm 1841 – từng là kỹ sư ở 1 công ty khai thác mỏ lớn ở Pháp trước khi trở thành giám đốc công ty này. Năm 1916, trước khi rời địa điểm Giám đốc, ông ra mắt “14 qui định trong quản lý” trong cuốn sách “Administratinon Industriell et Générale”. Bên cạnh đó ông cũng tạo ra 1 danh sách gồm 6 công dụng chủ yếu của quản lý, có quan hệ nghiêm ngặt có 14 qui định này.
Bộ 14 qui định của Fayol đến nay vẫn là 1 trong các lý thuyết Thứ nhất về quản lý được tạo ra, và được xem là 1 trong một số lý thuyết toàn diện nhất. Trước hết, hãy xem 14 qui định của Fayol là như thế nào:
1.Chuyên môn hóa/phân công hóa lao động: Sự phân bổ công việc và chuyên môn hóa từng bước làm trong 1 chu trình sẽ kéo theo sự chuyên môn hóa trong kỹ năng, thúc đẩy tính tập trung và hiệu quả công việc. Khi nhân viên được chuyên môn hóa, sản lượng có thể tăng lên.
2.Lãnh đạo đi kèm trách nhiệm tương ứng: Nhà quản lý có quyền ra lệnh, nhưng họ phải ghi nhớ rằng quyền chính là trách nhiệm. Herb Kelleher – cựu Chủ tịch Tập đoàn Southwest Airlines cũng cho rằng “một số địa điểm và chức danh đều không quan trọng, chất lượng quản lý mới là điều có ý nghĩa hơn hết. Bất kỳ ai, đang đảm nhận cương vị hay chức danh nào cũng có thể là 1 nhà lãnh đạo qua hành động của mình”.
3.Kỷ luật: Kỷ luật phải được tôn trọng trong một số tổ chức, nhưng một số biện pháp để tiến hành nó có thể khác nhau. “Sự đồng thuận giữa công ty và nhân viên về bản chất được biểu hiện qua sự tuân thủ, tính tiến hành, hành vi biểu hiện sự tôn trọng.”
4.Thống nhất lệnh: Từ lâu, một số phương châm quản lý đều cho rằng nhân viên chỉ nên nghe lệnh từ 1 lãnh đạo duy nhất. Ngày nay, có vô vàn biện pháp và mô hình quản lý kiểu ma trận đan xen nhau, nhiều khi cộng 1 công việc nhân viên sẽ phải báo cáo có 2 hoặc nhiều hơn cấp lãnh đạo hay bên bạn. Vấn đề đặt ra ở đó là, một số lãnh đạo có thể sẽ đưa ra các đề nghị trái ngược nhau, và người nhân viên sẽ rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan.
5.Thống nhất chỉ đạo: Đội ngũ nhân viên có cộng 1 mục tiêu cần phải làm việc dưới sự chỉ đạo của 1 người quản lý, tuân theo 1 kế hoạch. Điều này sẽ chắc chắn vận hành được phối hợp đúng một sốh. Tỷ phú Lý Gia Thành từng cho rằng “20% thành công của công ty nằm ở quyết sách và 80% còn lại là hành động”.
Herb Kelleher – cựu Chủ tịch Tập đoàn Southwest Airlines cũng cho rằng“Đừng dùng 1 củ hành tây (nhiều lớp) mà hãy làm 1 trái cam. Hãy giảm số lượng một số cấp quản lý từ cao xuống thấp trong công ty”.
Câu chuyện về kiến và sư tử cũng cho bài học sâu sắc về quản lý nhân sự. Chuyện về 1 chú kiến, nhân viên công ty do Sư tử làm Giám đốc. Kiến ta là 1 nhân viên cần mẫn, làm việc chăm chỉ, năng suất làm việc rất cao.
Nhưng 1 ngày nọ, Sư tử nhận thấy rằng để kiến làm việc mà không có sự giám sát thì chẳng thể hiệu quả bằng, thế là Sư tử ta thuê thêm anh Gián làm giám sát.Có giám sát, Gián dĩ nhiên cần 1 thư ký ghi chép công việc, Nhện được thuê. Công việc báo cáo, theo dõi, phân tách tình hình gửi đến Sư Tử thường ngày, Gián thấy rằng cần mua thêm laptop và máy in, photo một số loại, thế là Ruồi được tuyển vào quản lý IT.
Cảm thấy bộ phận mà Kiến đang làm giai đoạn này khá đông nhân sự, Sư tử chọn lọc thuê Ve Sầu về làm quản lý chung bộ phận này. Lại 1 thư ký, 1 phòng làm việc đầy đủ tiện ích được thiết lập cho Ve Sầu.
Kết quả của chuỗi này, công việc không tăng trưởng như ý, Sư tử thuê Cú điều tra, nhận báo cáo vượt ngoài suy đoán: công việc bê trễ, năng suất không cao do bộ máy cồng kềnh. Ngày trước, Kiến chăm chỉ làm việc, tự do sáng tạo, năng suất cao. Nay Kiến chịu sự giám sát, chịu hết lần họp hành báo cáo này nọ chi phối làm năng suất công việc giảm sút.
6.Lợi ích chung cần đặt lên trên hết: Fayol cho rằng lợi ích của 1 nhân viên hay nhóm không được đặt cao hơn lợi ích chung của tổ chức. Ý tưởng này dấy lên tranh cãi rằng, vậy ai sẽ là người chọn lọc xem lợi ích chung của tổ chức là gì? Và ta cũng nên hiểu rằng, một số qui định của Fayol được thi công có giả định mọi lợi ích và chọn lọc của tổ chức đều trung lập và có lý.
7.Thù lao: Sự hài lòng của nhân viên tùy thuộc vào thù lao công bằng cho toàn bộ mọi người.
8.Tập trung hóa: Đây là qui định thiết yếu của mọi tổ chức và là hệ quả tất yếu của quá trình cơ cấu. Ngay cả ở trong các tổ chức có cấu trúc phẳng và quyền lực phân hóa (decentralization), quyền hành nhìn chung vẫn tập trung vào tay 1 số người mà thôi. Trong các tổ chức kiểu này, việc từng cá nhân được tự do đến đâu và hệ lụy từ việc phân tán quyền hành lớn đến mức nào chưa bao giờ được bỏ khỏi bàn tranh luận.
9.”Xích lãnh đạo”: Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng như mệnh lệnh từ trên xuống dưới cần được chắc chắn qui định rõ ràng, hợp lý, hai bên cộng hiểu. Nhân viên cần phải nhận thức nơi họ đứng trong hệ phân cấp của tổ chức hoặc chuỗi mệnh lệnh.
10.Trật tự: Nói dễ làm, mọi tổ chức nên để cho mỗi nhân viên có chỗ đứng riêng, có bổn phận phù hợp có tổ chức, luôn nhận thấy tự tin và an toàn trong môi trường công ty. Mọi qui định, luật lệ, giải đáp và hành động cần được biểu hiện 1 một sốh dễ hiểu. Một tổ chức có trật tự sẽ phát triển ổn định.
11.Công bằng: Nhà quản lý cần công bằng có nhân viên cả trong qui định lẫn hành động. Herb Kelleher cũng cho rằng “Hãy phân tách một số ý kiến dựa vào giá trị thực của chúng hơn là dựa trên một số mối quan hệ, vị thế hay thành tích của các người đề đạt chúng và khuyến khích mọi người trình bày ý kiến trực tiếp cho lãnh đạo cao cấp”.
12.Tính ổn định trong thời gian đảm nhận địa điểm: Các nhân viên cần có thời gian để thích ứng và thực hiện công việc 1 một sốh hiệu quả nhất. Sự ổn định về nhiệm vụ thúc đẩy lòng trung thành có mục đích và giá trị của tổ chức.
Có 1 câu chuyện ngụ ngôn về quả trị, chuyện rằng, 1 ông vua nọ được tặng 1 con khỉ. Đây quả là chú khỉ không tầm thường, nó làm được rất nhiều trò hay, nên được vua rất thích, đi đâu cũng có theo, may quần áo cho mặc, giao kiếm cho giữ…
Một hôm, vua ra vườn thượng uyển ngủ, có chú ong bay đến đậu trên đầu vua. Khỉ muốn đuổi ong, lấy kiếm nhắm vào ong mà chém. Vua băng hà.
Thực ra, trong quản trị, nếu cấp trên không mô tả công việc rõ ràng, không giao việc cụ thể, hay đặt nhân viên vào các địa điểm không phù hợp sẽ rất dễ gây ra hậu quả. Nhân viên không các cần phải thích ứng có công việc, mà cũng cần sáng tạo đúng nơi đúng lúc, đừng như chú khỉ kia biến ý tốt thành việc tày đình.
13.Sáng kiến: Ở mọi cấp bậc trong cơ cấu tổ chức, sự nhiệt huyết, nhiệt tình và năng lực đều đến từ các người có thời cơ biểu hiện các sáng kiến cá nhân của mình.
14.Tinh thần đoàn kết: Fayol nhấn mạnh rằng, việc thi công và duy trì sự hòa hợp giữa một số mối quan hệ trong công việc là vô cộng cần thiết. Có 1 câu danh ngôn rằng: “Sự khác biệt giữa đội bóng xoàng và đội bóng có tầm cỡ là sự cảm thông giữa một số đồng đội có nhau. Nhiều người gọi đó là tinh thần đồng đội. Khi ai cũng thấm nhuần tinh thần đó thì đội bóng sẽ phát triển thành vững mạnh”.
Tư tưởng chủ yếu của thuyết Fayol là nhìn vấn đề quản lý ở cả tổng thể tổ chức quản lý, tham khảo vận hành quản lý từ trên xuống, tập trung vào bộ máy lãnh đạo cao cómột số công dụng căn bản của nhà quản lý. Ông cho rằng thành công của quản lý không chỉ nhờ các phẩm chất của một số nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ một số qui định chỉ đạo hành động của họ và các biện pháp mà họ sử dụng.
Với một số nhà quản lý cao cấp phải có khả năng bao quát, còn đối có cấp dưới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất.
Kèm có đó Henry Fayol cũng đưa ra 6 công dụng chính của quản lý, có mối điện thoại nghiêm ngặt có một số qui định trên bao gồm:
1/Dự báo
2/Lập kế hoạch
3/Tổ chức
4/Chỉ huy
5/Phối hợp
6/Kiểm soát
Quản trị công ty rất khó để mô tả khái niệm. Trong thực ở, một số bài giảng về quản trị công ty thường dùng các ví dụ, các câu chuyện liên quan để đưa khái niêm chính xác nhất đến học viên.
Quản trị công ty nhìn từ mọi hướng đều do người lãnh đạo Thứ nhất, sau là mối liên kết giữa lãnh đạo, nhân viên, công việc và các vấn đề liên quan. Những quy tắc của Henry Fayol cũng cho thấy vai trò của người lãnh đạo trong “chuỗi” mắt xích. Người lãnh đạo cần đi kèm có trách nhiệm tương ứng, cần công bằng có mọi nhân viên, mệnh lệnh cần rõ ràng, thống nhất…
Nhân viên cũng cần tập trung tinh thần cho công việc, phát huy khả năng sáng tạo của chính mình, và quan trọng, cần đặt nhân viên đúng chỗ, đúng địa điểm để bộc lộ hết tài năng. Và trên hết cần đặt lợi ích chung lên trên lợi ích cá nhân. Đừng làm nhiều hơn mà nên làm thông minh hơn – đó cũng là tinh thần chung của cả nhà lãnh đạo và nhân viên.
Theo Thái Mạnh
Trí thức trẻ
Bạn đang xem chuyên mục quan tri kinh doanh ở QOV.VN
Bài viết liên quan
