Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 1: 24 giờ của CEO

Đằng sao ánh hào quang và sự cao cấp mà địa điểm này mang lại, những nhà lãnh đạo của chúng ta phải trải qua những gì? Một ngày 24 giờ, họ đã làm như thế nào để có thể đã đi vào hoạt động một khối lượng lớn công việc bởi thế?

Điều hành một hệ thống doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều kéo theo cả tá công việc. Từ vận hành các dự án nhà ở, đặt ra các mục tiêu, chiến lược kinh doanh, quản lý đội ngũ nhân viên và hàng loạt các vấn đề đối ngoại khác cần đến CEO. Song song đó, họ còn phải duy trì mối quan hệ với rất nhiều đối tác, cộng sự như: quý khách, nhân viên, ban quản trị, truyền thông, chính phủ, các tổ chức cộng đồng,… Nhìn chung, toàn bộ mọi việc từ bé đến lớn, từ trong ra ngoài đều phải qua tay CEO để phê duyệt cũng như thực hiện.

Đương nhiên, CEO nhưng vẫn có các cộng sự cũng như phòng ban phối hợp làm việc cùng nhau. Dù vậy, khối lượng công việc của họ nhưng vẫn nhiều hơn mọi người và quỹ thời gian lại chỉ có 24 tiếng. Do đó, thời gian chính là thứ CEO luôn thiếu khi khối lượng công việc cần giải quyết cứ tăng lên hằng ngày.

Gánh trên vai trọng trách lớn nhưng quỹ thời gian lại hẹp nên việc các CEO sắp xếp lịch trình và sự can thiệp của mình vào công việc của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của chính mình họ mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất cũng như không khí của cả doanh nghiệp.

Sự xuất hiện, can thiệp của CEO chủ yếu là để đưa ra hướng thực hiện công việc, phân loại ưu tiên cho những công việc quan trọng. Do vậy, tần suất can thiệp của họ phải được điều chỉnh ở mức thích hợp: không quá nhiều cũng không quá ít. Nếu CEO hoàn toàn bỏ mặc công đoạn thực hiện công việc của cấp dưới sẽ dễ tạo nên sự xa cách, nhưng nếu can thiệp quá nhiều vào những việc quá nhỏ nhặt lại khiến nhân viên nhận ra không tha hồ và không được tin tưởng, thậm chí là ỷ lại vào sếp của mình. Rất khó để xác định tần suất như thế nào là thích hợp. Do vậy tóm lại lịch trình của CEO (hoặc lịch trình của số đông các nhà lãnh đạo) sẽ chỉ tập trung vào việc định hướng, phê duyệt cũng như khích lệ tinh thần nhân viên.

Trong các bước phân tích cách các CEO phân bổ thời gian cũng như “vắt kiệt” quỹ thời gian của họ, nhưng vẫn còn một nhân tố quan trọng chưa được nghiên cứu kỹ và phân tích kĩ càng: hệ thống số liệu về thời gian các CEO sử dụng cho mục đích công việc. Từ trước đến nay, những nghiên cứu kỹ về vấn đề này thường chia làm hai hướng chính. Một là tập trung khảo sát một nhóm nhỏ CEO, như nghiên cứu kỹ năm 1973 của Henry Mintzberg chỉ tập trung quan sát 5 vị CEO trong 5 ngày. Hai là tổ chức một cuộc khảo sát qui mô lớn trong một dao động thời gian ngắn (như nghiên cứu kỹ của nhân viên HBS- Raffaella Sadun vào năm 2017, thu thập tin tức bằng cách khảo sát qua phone với 1.114 CEO từ nhiều doanh nghiệp khác nhau tại 6 quốc gia trong dao động thời gian một tuần).

Do các hướng nghiên cứu kỹ trước đây thực hiện trong dao động thời gian ngắn và các đối tượng khảo sát cũng khá hỗn tạp, không tập trung nên kết quả đem lại không được chính xác và ít có giá trị phân tích. Vì vậy, vào năm 2006, chúng tôi chọn lọc thực hiện một cuộc khảo sát qui mô lớn và chi tiết hơn. Cụ thể, nhóm nghiên cứu kỹ sẽ điện thoại với 27 CEO (2 nữ, 25 nam) thuộc các doanh nghiệp lớn tham dự khảo sát trong dao động thời gian 3 tháng/ người. Các doanh nghiệp được chọn lọc có doanh thu hàng năm trung bình 13.1 tỉ USD (tại thời điểm thực hiện khảo sát). Các CEO được chọn là những cá nhân hoàn hảo được mời đến hội thảo New CEO thường niên tại trường Kinh doanh Harvard. Tổng cộng mỗi năm có 300 CEO được mời tham dự hội thảo này.

Trong các bước nghiên cứu kỹ, các trợ lý riêng của họ sẽ được chỉ dẫn điền một mẫu báo cáo về cách sử dụng thời gian của sếp mình theo mốc thời gian tăng dần từ 15 phút đến một ngày, một tuần. Cụ thể, các trợ lý sẽ ghi lại địa điểm, cách các sếp xử lí công việc, đối tượng các sếp gặp gỡ, các hoạt động, chủ đề và đầu việc họ thảo luận, xử lý. Bên cạnh đó, các thư ký còn phải báo cáo lại các hoạt động ngoại khu công việc. Việc làm này với mục đích phân tích cách các CEO cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc. Kết quả tổng số thời gian ghi lại được là 60.000 tiếng/ 3 tháng.

Sau khi đã đi vào hoạt động bước ghi lại cách phân bổ thời gian, chúng tôi ra mắt kết quả cho các đối tượng tham dự, so sánh kết quả của họ với những người khác. Tiếp đó, trong buổi ra mắt kết quả này, các CEO cũng sẽ chia sẻ với chúng tôi về những áp lực, gặp khó mà họ phải đối mặt khi sắp xếp lịch trình, cũng như các gặp khó và sai lầm mình đã gặp phải khi làm việc ở địa điểm CEO. Bên cạnh đó, trong buổi nói chuyện này, các CEO cũng chia sẻ rằng việc sắp xếp thời gian là một trong những nhiệm vụ gặp khó nhất của họ. Thông qua các bước quan sát, đặt câu hỏi và những chia sẻ cá nhân, chúng tôi đã có cái nhìn rõ nét hơn về tầm quan trọng, trách nhiệm và cuộc sống của một CEO là như thế nào.

Tóm lại, loạt bài viết này nhằm mục đích tổng hợp kết quả thu được sau cuộc nghiên cứu kỹ, gồm 3 nội dung chính như sau:

Đầu tiên, chúng tôi sẽ ra mắt các phân tích về số liệu của các bước nghiên cứu kỹ. Các số liệu bao gồm: tỉ lệ thời gian các CEO dành cho công việc và cuộc sống cá nhân; tỉ lệ thời gian họp so với thời gian làm việc độc lập; tỉ lệ thời gian replay mail so với gặp mặt thảo luận trực tiếp; tỉ lệ thời gian ở trong doanh nghiệp so với ở ngoài; tỉ lệ thời gian gặp mặt quý khách so với gặp nhà đầu tư cùng nhiều khía cạnh khác. Tất cả những khía cạnh trong cuộc sống của CEO sẽ được đề cập và phân tích trong phần 1.

Điểm cuối cùng, dựa vào các số liệu cũng như tin tức chia sẻ từ các đối tượng tham dự phỏng vấn, chúng tôi sẽ tổng kết lại các khía cạnh ảnh hưởng đến tầm quan trọng của CEO.

Các khía cạnh này đều có hai mặt của nó, đôi khi lại có thể mâu thuẫn nhau. Điều này đề nghị một CEO giỏi phải gắng sức dung hòa toàn bộ hoạt động của mình nhằm sử dụng sức ảnh hưởng của mình hợp lý và hiệu quả nhất. Hiểu được điểm bao quát này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lí thời gian của họ.

Dù đối tượng nghiên cứu kỹ của chúng tôi là những CEO tại các doanh nghiệp lớn, có bộ máy phức tạp, nhưng kết quả nghiên cứu kỹ có thể tiến hành cho toàn bộ những nhà quản lý trong việc sử dụng thời gian cũng như sức ảnh hưởng của mình một cách hợp lý và hiệu quả.

Công việc là cuộc sống!

CEO là địa điểm luôn trong trạng thái “available”, công việc đổ xuống như nước thác Dambri mùa mưa! Kết quả khảo sát cho thấy các CEO thường làm việc trung bình 9,7 tiếng một ngày. Cuối tuần họ dành 79% thời gian để làm việc tương đồng với 3,9 tiếng một ngày, và dành 70% thời gian để làm việc vào ngày lễ tương đồng với 2,4 tiếng một ngày. Có thể thấy với thời gian làm việc liên tục từ trong tuần đến cuối tuần sang trọng cả ngày nghỉ, các CEO và công việc là 2 cá thể chẳng thể tách rời.

Từ kết quả khảo sát, một nửa khối lượng công việc của CEO được đã đi vào hoạt động tại văn phòng của họ, lượng còn lại sẽ được thực hiện khi đi giám sát các phòng ban khác, tại các cuộc họp với đối tác, nhà đầu tư, giao lưu tại các hội thảo, đi công tác và tại nhà. Tổng kết lại, thời gian làm việc trung bình 1 tuần của các CEO tham dự khảo sát là 62,5 tiếng/ tuần.

Tại sao CEO lại phải chạy như con thoi vậy? Lý do nằm ở tầm quan trọng quan trọng của họ trong doanh nghiệp. Đối tác luôn muốn thảo luận trực tiếp với người có quyền hành cao nhất nhằm chắc chắn dự án nhà ở của mình được quyên tâm và thực thi đúng công đoạn. Cấp dưới cũng cần gặp trực tiếp và thảo luận với CEO để xin chỉ thị, hướng giải quyết cũng như sự phê duyệt. Ngược lại, CEO cũng cần gặp để thảo luận, chia phần việc với cấp dưới vì họ chẳng thể xử lý, hoặc tự nghĩ ra các có kế hoạch một mình. Đi công tác cũng là một phần chẳng thể thiếu của công việc. Việc mở rộng mạng lưới đối tác cũng như phạm vi kinh doanh là điều tất yếu cần phải thực hiện, bởi thế là một CEO bạn sẽ phải đích thân đi để đàm phán và giám sát công việc.

Dành một hiệp nghỉ giữa giờ cho chính mình

Từ các số liệu trên, có thể thấy công việc đã chỉ chiếm số đông thời gian của họ, tuy thế họ cũng cần một hiệp nghỉ để chính mình có thể bình phục sức đề kháng cũng như tinh thần, có thêm thời gian để ở bên gia đình và bạn bè. Hầu hết các CEO tham dự khảo sát replay rằng trung bình họ ngủ 6,9 tiếng/ đêm, dành trung bình 45 phút một ngày cho việc tập gym. Để có thể duy trì sự bền bỉ, tập trung trong công việc, họ cũng cần rèn luyện thể lực như các vận động viên vậy. Chỉ khi cơ thể khỏe mạnh, thư giãn thì tâm trí mới minh mẫn, sáng tạo được. Do đó, dù lịch trình hàng ngày có kín đến mức nào, họ cũng sẽ dành một dao động thời gian để chăm lo sức đề kháng, nghỉ ngơi và thư giãn.

Ngoài thời gian làm việc, rèn luyện và thư giãn ra, các CEO còn 6,2 tiếng trống trong ngày. Phần lớn họ dành một nửa dao động thời gian đó cho gia đình. Khoảng thời gian này được đặt ở mức ưu tiên cao vì hơn ai hết CEO hiểu sự quý giá của những phút giây hiếm hoi bên cạnh người thân của mình. Bên cạnh đó, đa phần họ dành trung bình dao động 2,1 tiếng một ngày để thư giãn như xem TV, đọc sách hoặc đi dã ngoại chụp ảnh, thực hiện các sở thích cá nhân.

CEO là công việc đòi hỏi cao cả về tinh thần và thể lực. Do đó, những hoạt động đời thường, ở gần gia đình giúp họ cân bằng lại những áp lực và dễ dàng gắn kết với cộng sự và nhân viên hơn so với chỉ tập trung vào công việc, xa rời cuộc sống ngoại khu. Không chỉ vậy, chính mình các CEO luôn phải làm mới và trau dồi, đã đi vào hoạt động chính mình (hoạt động thường bị bỏ quên do lịch trình chen chúc). Đặc biệt, gia đình luôn là nhân tố quan trọng cần được quyên tâm, họ tâm niệm rằng “đừng xem nhà chỉ là trạm dừng chân.”

Gặp mặt trực tiếp, chìa khóa vạn năng của CEO

Vị trí cấp cao như CEO luôn có rất nhiều cuộc họp, hẹn gặp mặt trực tiếp. Ước tính dao động 61% thời gian làm việc của họ là dành cho việc họp, gặp mặt. 15% dùng cho thảo luận công việc qua phone, đọc và replay hòm thư. 24% thời gian còn lại dùng để giải quyết công việc qua máy tính, các thiết bị điện tử khác.

Tương tác bằng cách gặp mặt trực tiếp là phương thức hiệu quả nhất để CEO sử dụng sức ảnh hưởng của mình, nắm bắt được công đoạn công việc và giao việc cho cấp dưới để có thời gian thực hiện những việc quan trọng hơn. Bên cạnh đó, việc gặp mặt trực tiếp giúp các CEO hỗ trợ và chỉ dẫn cấp dưới sát sao hơn. Cách họ dành thời gian gặp mặt trực tiếp được xem là một dấu hiệu biểu hiện mức độ quan trọng của công việc hoặc của đối tượng họ gặp mặt. Mọi người thường quan tâm đến dấu hiệu này nhiều hơn các CEO. Đối với CEO gặp mặt trực tiếp chỉ đơn thuần là cách giúp công việc của họ trơn tru và đem lại kết quả tốt hơn.

Né bom hòm thư

Về mặt lý thuyết, hòm thư giúp các vị lãnh đạo cắt giảm thời gian phải ra ngoài họp hoặc gặp mặt trực tiếp, giảm thời gian kết nối. Tuy nhiên, thực tại thì rất nhiều CEO cho rằng việc kiểm tra và replay hòm thư ngốn rất nhiều thời gian của họ và làm giảm năng suất làm việc của chính mình. Email làm cách biệt công việc, kéo dài thời gian làm việc, lấn sang trọng cả dao động thời gian dành cho gia đình. Thêm vào đó, phương thức này cũng chẳng thể thay cho thế các cuộc họp, gặp mặt vì lượng tin tức quá lớn khó có thể truyền tải hết qua hòm thư. Dù vậy họ nhưng vẫn chẳng thể không kiểm tra và replay chúng mỗi ngày. Các CEO nhận ra áp lực khi phải replay hòm thư mà nếu lơ chúng đi thì có vẻ mất lịch sự và không tôn trọng người gửi.

Bản thân CEO cảm thấy rằng số đông các hòm thư đều về những vấn đề nhỏ và không cần họ can thiệp quá nhiều. Thậm chí các hòm thư còn có thể khiến họ sao lãng những công việc khác quan trọng hơn. Ngược lại, các hòm thư được CEO gửi đi thì lại mang sức nặng ngàn cân đổ xuống cấp dưới, nhân viên trong doanh nghiệp. Nhiều khi mail được gửi vào tối muộn, cuối tuần, dịp lễ sẽ dễ gây cho nhân viên cảm giác bức bối, ngộp thở vì bị công việc chỉ chiếm gần hết quỹ thời gian của mình. Từ đó, cả doanh nghiệp dễ bị cuốn vào vòng xoáy không hồi kết của các phương tiện giao tiếp điện tử mà sao lãng những công việc quan trọng hơn.

Do đó, việc phân loại các hòm thư nào cần CEO đích thân replay và thời gian replay chúng là điều vô cùng quan trọng. Việc phân loại hòm thư cũng không là ngoại lệ với các nhân viên để tránh việc sa đà vào replay, soạn mail làm giảm năng suất làm việc cũng như ảnh hưởng đến thời gian cá nhân. Một cách để né đạn hòm thư là sử dụng bộ lọc giúp chuyển tiếp mail đến các bộ phân, cá nhân có khả năng giải quyết. Từ đó, giúp giảm tải lượng hòm thư các CEO phải nhận và replay mỗi ngày. Dù vậy, đây nhưng vẫn không phải là cách thức né đạn hòm thư triệt để. Email nhưng vẫn là một mối lo lớn cho các CEO và nhân viên. Nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc, các doanh nghiệp nhưng vẫn đang tìm cách sử dụng hòm thư hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất cho cả CEO và tập thể nhân viên.

Mặt khác, một số CEO tham dự khảo sát cùng chúng tôi đã bắt đầu ứng dụng công nghệ video call, tổ chức các cuộc họp thông qua công dụng này để thay cho thế cho các lần gặp trực tiếp. Việc này giúp giảm số lần đi công tác của họ cũng như của đối tác, tiết kiệm thời gian mà công việc nhưng vẫn được giải quyết khá hiệu quả. Tuy nhiên, các CEO nhưng vẫn luôn phân tích cao hiệu quả của việc họp và gặp mặt trực tiếp, đặc trưng là những buổi họp mang tính chất quan trọng.

Họ là người vạch ra có kế hoạch

CEO là những người chịu trách nhiệm và quản lý cả một doanh nghiệp với rất nhiều phòng ban, khối lượng công việc lớn, hàng loạt các có kế hoạch chờ xét duyệt. Do vậy, số đông họ đều sử dụng một bản có kế hoạch (checklist) liệt kê các mục tiêu, hoạt động, công việc cần đã đi vào hoạt động. Một bản checklist rõ nét và hợp lý sẽ tối ưu hóa quỹ thời gian hạn hẹp của các CEO.

Một bản có kế hoạch công việc tiêu chuẩn thường tập trung xếp thứ tự ưu tiên công việc của CEO trong thời gian gần. Tuy nhiên không chỉ dễ làm là sắp xếp thứ tự ưu tiên, bản có kế hoạch còn liệt kê những mục tiêu cách tân và phát triển dài hạn. Do vậy, có kế hoạch làm việc của CEO không chỉ giới hạn trong thời gian ngắn mà còn bao gồm cả những vấn đề ở thì mai sau cần tập trung và cách tân và phát triển.

Để hiểu rõ hơn, chúng tôi đề nghị các CEO nêu lại lịch làm việc của mình trong dao động thời gian được khảo sát và dao động thời gian thực hiện các hoạt động ngoài lịch trình. Kết quả nhận được là họ dành một dao động thời gian khá lớn – trung bình 43% thời gian thực hiện các công việc ngoài có kế hoạch. Do đó, tỉ lệ thời gian các CEO tuân thủ lịch trình được lên sẵn phủ khá rộng từ 14% – 80%. Hầu hết những người tham dự khảo sát đều chấp nhận rằng, càng bám sát lịch trình thì bạn sẽ càng nhận ra thời gian của mình được sử dụng hiệu quả và hợp lý hơn.

Tóm lại, lịch làm việc chính xác và sát với tình hình chung của doanh nghiệp là một trong những công cụ quan trọng để các sếp có thể đồng thời thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, kiểm soát được công đoạn của các công việc khác nhau thông qua thứ tự ưu tiên và sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn.

Đối phó từ sự cố đến biến cố

Trung bình 36% thời gian làm việc của CEO là dùng để phản ứng và can thiệp. Đối với nhiều người quản lí cấp cao, khó có thể làm rõ bao giờ thì nên can thiệp giải quyết những sự cố nhỏ cũng như cách thức can thiệp, giải quyết các sự cố đó. Ví dụ, sau cuộc họp ban lãnh đạo cấp cao, các thành viên có vẻ bực bội và không đồng tình, khi này CEO nên làm như thế nào? Đuổi theo và hỏi xem có vấn đề gì không? Hay là nên đợi đến khi các thành viên bình tĩnh rồi nói chuyện sau? Đôi khi những vấn đề nhỏ nhặt, mới chớm bởi thế nhưng lại là ngòi nổ cho những biến cố lớn hơn trong mai sau nếu không có sự quyên tâm đúng mực và kịp khi. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp sự can thiệp của CEO lại khiến sự việc nghiêm trọng hơn tính chất sự thật của vấn đề. Do vậy, các CEO cần phải sắc sảo và khéo léo để đưa ra những cách thức, chọn lọc can thiệp thích hợp với những sự cố thường gặp ở nơi công sở như trên.

Qua phỏng vấn, chính mình các CEO cũng cảm thấy chính mình mình có trách nhiệm giải quyết những khủng hoảng bất ngờ và nghiêm trọng – như sự cố an ninh, sản phẩm thất bại, giá đấu thầu của đối thủ có thay cho đổi, tấn công mạng nghiêm trọng, thậm chí là những thảm họa môi trường xung quanh như sóng thần, tấn công khủng bố.

Hầu hết các CEO (89% người tham dự khảo sát) dành thời gian để xử lý khủng hoảng của doanh nghiệp. Dù khủng hoảng, sự cố ít diễn ra (chỉ chỉ chiếm 1% lượng công việc trong thời gian khảo sát) nhưng nhưng vẫn tốn khá nhiều thời gian để xử lý. Các cuộc khủng hoảng có thể là cú đẩy nếu được xử lý tốt hoặc cú dìm nếu xử lý thất bại đối với sự nghiệp của các CEO. Do vậy, CEO cần quan sát thật kỹ và can thiệp trực tiếp; tùy vào từng sự cố sẽ có cách xử lý riêng chứ không có một bộ mẫu xử lý khủng hoảng tiêu chuẩn nào.

Một vài điều CEO nên làm để giữ vững tinh thần doanh nghiệp, tăng sức đề kháng cho nội bộ nhân viên trước những khủng hoảng có thể ập đến như: quyên tâm đến chủ kiến của nhân viên, tránh gây hiềm khích, tăng tương tác giữa các nhân viên với nhau cũng như giữa sếp và nhân viên. Quan trọng nhất là phải tạo được niềm tin rằng doanh nghiệp sẽ tiếp tục cách tân và phát triển và lớn mạnh.

Linh hoạt điều chỉnh lịch trình

Việc duy trì lịch làm việc khớp với thời gian biểu cá nhân của CEO rất quan trọng. Do vậy, chúng tôi đề nghị các CEO nên kiểm tra cách sắp xếp lịch trình mỗi quý một lần để xem cách sắp xếp này có dễ dàng với những vấn đề ưu tiên cá nhân hay không? Bên cạnh đó, họ cũng nên điều chỉnh những vấn đề cá nhân của mình sao cho thích hợp với tình cảnh của doanh nghiệp.

Việc CEO làm rõ lịch trình cá nhân với trợ lý riêng và cấp dưới sẽ giúp các bước làm việc suôn sẻ hơn. Cấp dưới, trợ lý cần nắm rõ lịch cá nhân của sếp để có thể sắp xếp lịch làm việc cũng như lịch họp sao cho thích hợp. Tương tự, trợ lý cũng có thể tin tức những sự kiện, công việc cần ưu tiên giải quyết để sếp có thể sắp xếp lại lịch cá nhân của mình thích hợp với công việc. Sự thảo luận tin tức hai chiều này sẽ giúp hai bên hiểu rõ thời gian, công việc của nhau, từ đó dễ dàng cho việc phân chia công việc cho từng nhóm và từng cá nhân.

Một ngày 24 giờ, một tuần 7 ngày, các CEO dường như bị nuốt chửng bởi các công việc lớn nhỏ của doanh nghiệp. Đằng sau sự chói sáng của địa điểm CEO là những giờ làm việc nối tiếp dài dằng dặc, áp lực thời gian và sức nặng công việc đôi khi khiến họ mất phương hướng, sử dụng thời gian không hiệu quả dẫn đến hiệu suất công việc cũng giảm theo. Vậy những vị CEO cần quan tâm và cải thiện những gì để làm chủ quỹ thời gian của mình?

Theo Thu Nga

Brands Vietnam/Michael E. Porter & Nitin Nohria / HBR

Bài viết liên quan